1. Doğrulamaya Hazırlık Süreci
İşletmeden/Müşteriden/Tesisten Doğrulamaya İlişkin Bilgi ve Belgelerin Temin Edilmesi ve Bildirimlerin Yapılması
Sürdürülebilirlik ve İklim Değişikliği Koordinatörlüğü; onaylanan Doğrulama Sözleşmesi’ne göre İşletmenin/Müşterinin/Tesisin Sera Gazı İzleme Raporlama konusundaki Envanter Takımı sorumluları ile iletişime geçerek Sera Gazı Envanter Planını, Sera Gazı Beyanını ve Eklerindeki dokümanlar dışındaki gerekli olan bilgi ve belgeler ile Doğrulama Bilgi Belge Talep Formu aracılığı ile hazırlanmış olan Bilgi Yönetim prosedürlerini ve Hesaplama Dokümanları vb. bilgi-belgeleri talep etmekte ve bu bilgi belgeleri kontrol etmektedir.
2.Stratejik Analizin Planlanması
Doğrulama Ekibinin Seçimi ve Tarafsızlık Değerlendirmesi ve Atanması
ISO 14064 ve DİĞER SERA GAZI ÖZEL PROGRAMLARI İÇİN ÜCRETLENDİRME TALİMATI asgari süre ve fiyatlara göre sözleşme imzalanmış müşteri/işletme/tesislerde son 2 yıl içerisinde Doğrulama Hizmeti verilmemiş ise Stratejik Analiz Saha hizmeti verilmesi zorunludur.
Sözleşmede belirtilmiş ve Stratejik Analiz Saha Hizmeti verilmeyecek tesislerde sadece Stratejik Analiz ofis aşamasının doğrulaması yapılacak ve Stratejik Analiz Formu doldurulacaktır.
Stratejik Analiz ve Doğrulama Ekibinin Müşteri/İşletme/Tesise Bildirimi ve Onay Alınması
Stratejik Analiz & Doğrulama Ekibi Bildirim Formunda belirtilen Ekip Üyelerine Müşteri/İşletme/Tesis tarafından herhangi bir itiraz gelmez ise Stratejik analiz ve Doğrulama ekibinin Müşteri/İşletme/Tesis tarafından onaylandığı ve herhangi bir şekilde ticari ilişki ve çıkar çatışması içerisinde olmadığı taahhüdünde bulunulmuş olunmaktadır.
Stratejik analiz ve Doğrulama Ekip Üyelerinde herhangi bir değişiklik olur ise tekrardan Stratejik Analiz Doğrulama Ekibi Bildirim Formu e-posta ile Müşteri/İşletme/Tesis izleme raporlama sorumlusuna gönderilerek onay ve taahhüt alınmaktadır.
Stratejik Analiz Yapacak Doğrulama Ekibine Bilgi ve Belge Aktarımı
Stratejik Analizde görev alacak Doğrulayıcı veya Baş Doğrulayıcıya Sürdürülebilirlik İklim Değişikliği Koordinatörlüğü yapacağı stratejik analiz için işletmeye ait olan gerekli bilgi ve belgeleri aktarır. Doğrulayıcı veya Baş Doğrulayıcı müşteriye/işletmeye/tesise ait olan belge ve bilgiler üzerinden gerekli incelemeleri yapar eksik bilgi ve belgeler var ise işletmede sorumlu olan personelle iletişime geçerek gerekli bilgi ve belgeleri Doğrulama Bilgi Belge Talep Formu aracılığı ile tekrar talep etmektedir.
Stratejik Analiz Tarihlerinin Belirlenmesi
Stratejik Analizde görev alacak Doğrulayıcı veya Baş Doğrulayıcı, Yapılacak Ofis ve sahadaki Stratejik Analizlerin tarihleri ile ilgili planlama çalışması yapar ve Müşteri/İşletme/Tesis ile Sahada yapılacak Stratejik analizin tarihini karşılıklı olarak belirler.
3.Stratejik Analizin Yapılması
Stratejik Analizin Ofis Aşamasının Yapılması
Sahada yapılacak Stratejik Analize hazırlık amacıyla Stratejik Analizi yapacak Doğrulayıcı veya Baş Doğrulayıcı İşletmeye ait Bilgi ve Belgeleri, İzleme dönemine ait Sera Gazı Envanter Planını, Sera Gazı Beyanını inceler, Müşteri/İşletme/Tesisin Doğrulama Yetki kapsamı değerlendirilir ve Müşteri/İşletme/Tesis hakkında gerekli bilgileri edindikten sonra Stratejik Analiz Formunun ilgili bölümleri doldurulur ve Sahada yapılacak Stratejik Analiz gerekli hazırlıklar tamamlanır.
Stratejik Analizin Saha Aşamasının Yapılması
Sahada yapılacak Stratejik Analiz Doğrulama sürecinde yürütülecek faaliyetlerin özelliği, ölçeği ve karmaşıklığını belirlemek üzere Müşteri/İşletme/Tesis ile ilgili tüm faaliyetler hakkında Doğrulayıcı veya Baş Doğrulayıcı tarafından sahada gerekli olan bilgi ve belgeler toplanır ve gözden geçirilir.
Veri Akış Faaliyetlerinin ve Muhtemel Doğrulama Risklerinin Tespit Edilmesi
Stratejik Analizin Tesisteki Kaynak akışlarının, Faaliyet Verilerinin ve Emisyon kaynaklarının Veri Akışlarının nasıl olduğunu öğrenmek amacıyla ve Doğrulamada ne tür risklerle karşılaşacağına dair gerekli tespit edilmesi için yapılır.
Stratejik Analizin Saha denetimi yapılmasa bile Veri Akış Faaliyetleri bir önceki yıl denetim tecrübelerinden yararlanılarak Stratejik Analiz Ofis aşamasında çıkartılmalıdır.
Stratejik Analiz Sonuç Değerlendirme Raporunun Hazırlanması ve Stratejik Analizin Tamamlanması
Stratejik Analiz tamamlanmadan önce Stratejik Analizden sorumlu Baş Doğrulayıcı tarafından Doğrulama Planlamanın daha sağlıklı yapılabilmesi için Stratejik Analiz Sonuç Değerlendirme Raporu hazırlar.
4.Doğrulamaya Hazırlık
Doğrulama Ekibinin Gözden Geçirilmesi ve Yetkinliklerinin Değerlendirilmesi
Sözleşme Öncesi Değerlendirme sürecinde belirlenen ve Stratejik Analiz öncesi tesise bildirimi yapılarak onay alınan Doğrulama Ekip üyeleri ile ilgili Sürdürülebilirlik İklim Değişikliği Koordinatörlüğü Stratejik Analizden elde edilen bilgiler doğrultusunda ekip üyelerinden herhangi bir değişiklik gerekli ise bu değişikliği gerçekleştirmektedir. Sürdürülebilirlik İklim Değişikliği Koordinatörlüğü Doğrulama Ekibi ile birlikte Doğrulama Ekibinden bağımsız aynı yetkinlikte Baş Doğrulayıcıyı, Doğrulayıcı ve Teknik Uzmandan oluşan Bağımsız Gözden Geçirme (BGG) Ekibini atar. Görevlendirilen Doğrulama ve BGG Ekip üyeleri Doğrulama Ekibi Atama-Sözleşme Formunu onaylayarak müşteri/işletme/tesis ile tarafsızlığı ihlal edecek herhangi bir ticari ilişkisinin olmadığına dair taahhütte bulunur.
Doğrulama Baş Doğrulayıcısına Doğrulamaya İlişkin Bilgi ve Belge aktarımı
Doğrulamada görev alacak Baş Doğrulayıcıya Sürdürülebilirlik İklim Değişikliği Koordinatörlüğü yapacağı doğrulama faaliyeti için daha önceden elde edilmiş müşteri/işletme/tesise ait olan gerekli bilgi ve belgeleri ve Stratejik Analiz sonuçlarını aktarır.
5.Doğrulama Planının Yapılması
Katkı Analizi
Doğrulama Baş Doğrulayıcısı Stratejik Analizden ve işletmeden elde edilen bilgiler ışığında; Kaynak Akışları ve Ölçüm Noktalarının tahmini emisyon hesaplamalarına göre Doğrulamada hangi Kaynak akışı ve Ölçüm Noktasına daha çok ağırlık verilmesi gerektiğini Katkı Analizi yaparak belirlemektedir.
Doğrulama Risklerinin Değerlendirilmesi
Stratejik Analiz aşamasında Muhtemel Doğrulama Risklerini her bir Veri akış ve Proses adımına göre belirlendikten sonra Doğrulama Riskleri bölümünde bütün Muhtemel Doğrulama Riskleri Kontrol Faaliyetler de göz önünde bulundurularak değerlendirilir.
Doğrulama Planlama
Doğrulama Faaliyetlerinin etkin şekilde yürütülmesi için öncelikle iyi bir Yetkin ve Doğrulama ekibi ile doğru bir Doğrulama Programı ve Test Planlarının oluşturulması gerekir.
Doğrulamanın Planlanması Stratejik Analizin etkin bir şekilde yapılması ile başlar. Stratejik Analizde iyi bir Proses analizi yapılır ve Tesisteki her bir Kaynak akışı için Veri akış faaliyetleri ve kontrol faaliyetleri tespit edilir.
Doğrulama faaliyetlerinde Doğrulama Ekibi Proses Analizinin bir parçası olarak tesisin Veri akışlarını, Kontrol faaliyetlerinin etkinliğini ve kontrol sisteminde tanımlı Prosedürlere göre kontrol edilmesi amacıyla planlar ve kontrollerini yapar.
Doğrulama Programının Hazırlanması
Yapılan Katkı analizi, Doğrulama Risk Analizi, göre yapılacak Doğrulama faaliyetlerinin niteliği, kapsamını ne şekilde ve ne zaman yürütüleceğini tarif eden bir Doğrulama Programı Baş Doğrulayıcısı tarafından hazırlanır.
Veri Örneklem Planın Hazırlanması
Veri Örneklem Planı Risk Değerlendirme sonuçlarına ve ISO 14064-1 standardına uygunluk Kontrollerine göre Analitik Prosedürlerin uygulanması ve Veri Analizi Veri doğrulama faaliyetleri için Doğrulama Baş Doğrulayıcısı tarafından yapılır.
Doğrulama Saha Test Planın İşletmeye Bildirilmesi
Baş Doğrulayıcı hazırlanan Doğrulama Programı kapsamında oluşturulan Doğrulama Saha Kontrol Test Planını işletmeye gitmeden önce müşteri/işletme/tesisin Sera Gazı İzleme Sorumlusu ile iletişim kurarak mutabakat sağlar. Mutabakat sağlanan Doğrulama Saha Kontrol Test Planını en az 1 hafta önceden işletmeye gönderilir.
6.Doğrulamanın Yapılması
Proses analizi sırasında; doğrulama ekibi, makul güvende bir doğrulama görüşüne ulaşmak için yeterli delil ve kanıtları toplamak çeşitli kontroller ve testler gerçekleştirmek zorundadır.
Doğrulama Ekibi Müşteri/İşletme/tesisin Sera Gazı Envanter Planının ve Bilgi Yönetim Prosedürlerinin uygulanıp uygulanmadığını ve güncel olup olmadığını kontrol edecektir.
Veri akışları, kontrol faaliyetleri belirlenmiş olan talimatlar doğrultusunda değerlendirilmektedir. Verilerle tutarsız olan veya beklenen miktarlardan ya da oranlardan ciddi şekilde farklı olan verilerin doğrulama Risklerine etkisi açısından İstatistik teknikler yardımı ile yeniden değerlendirmeye alınacaktır.
Veri Doğrulama
Veri Doğrulama sırasında sahada yapılacak Veri Örneklem Kontrollerinde Veri Örneklem Metodu Tespit Talimatına göre İşletmenin ve verilerin durumuna uygun Örneklem Metodunu seçer ve veri akış faaliyetleri emisyon hesaplamalarından birincil veri kaynaklarına kadar kayıtlar kontrol edilir.
Doğrulama ekibi, tesis tarafından verilerin incelenmesi yönünde izleme planı ofis ve saha aşamasında görecektir.
Belirsizlik Değerlendirmesi
Doğrulama Ekibi işletmede yer alan bütün Ölçüm Cihazlarının Belirsizlik değerlendirmesini Ölçü Aletlerinin Konrolü ve Belirsizlik Değerlendirme Talimatına göre kontrol eder. Belirsizlik değerlendirmesinde Ölçüm cihazları sahada kontrol edilir ve Ölçüm Belirsizlik Hesaplama Formuna kayıt edilir.
Doğrulama Sırasındaki Geri Bildirimleri Doğrulama Delillerinin Toplanması Ve Doğrulama Bulgularının Oluşturulması
Doğrulama Sırasında Doğrulama Kriterlerine karşılık gelen noktalarda Doğrulama Ekibi tarafından anlaşılmayan ve açıklanması istenen konularda Müşteri/İşletme/Tesise Geri Bildirim Formu ile açıklama istenir. Geri Bildirimler mail yolu ile iletilir.
Uygunsuzlukların, Hatalı Bildirimlerin Tavsiye İyileştirmelerin Tespiti ve Düzeltilmesi
Doğrulama Faaliyetlerinde Geri Bildirim Formlarına verilen cevaplar ve Doğrulama sırasında tespit edilen Uygunsuzluk, Hatalı Bildirimler, Tavsiye İyileştirmeler Doğrulama Ekip Üyeleri tarafından Uygunsuzluklar, Hatalı Bildirimler ve Tavsiye İyileştirmeler Takip Formu ile oluşturulur ve İşletmeye bildirilmeden önce Doğrulama Baş Doğrulayıcısının onayı alınır.
7.Son Kontroller ve Doğrulama Raporunun Hazırlanması
Doğrulama Raporu öncelikle Word’de hazırlanır bütün kontroller uygunsuzluklar bu dosya üzerinden düzeltilir. Hazırlanan doğrulama raporunda baş doğrulayıcı gerekli düzenlemeleri yapar ve çıktı alınabilecek formata dönüştürür.
Baş Doğrulayıcı Doğrulama raporunda Doğrulama görüşünü oluşturur iken aşağıdaki durumları göz önüne alır.
Müşteri/İşletme/Tesisin Sera Gazı Beyanında; Uygunsuzluklar ve hatalı bildirimler yok veya makul güven seviyesinin altında ise Doğrulama Raporunda Makul Güven Doğrulama görüşü oluşturulur.
Müşteri/İşletme/Tesisin Sera Gazı Beyanında; Uygunsuzluklar ve önemli hatalı bildirimler var ise Doğrulama Raporunda Olumsuz Doğrulama görüşü oluşturulur ve olumsuzluğa neden olan Uygunsuzluklar ve hatalı bildirim miktarı belirtilir.
Olumsuz Doğrulama görüşü oluşturulmuş Sera Gazı Beyanında doğrulama ekibi tarafından ihtiyatlı bir tahmini emisyon değeri belirtilir.
Doğrulama Raporu hazırlandıktan ve Doğrulama görüşü oluşturulduktan sonra Bağımsız Gözden Geçirme Sorumlusunun doğrulama faaliyetlerini ve raporu incelemesi için gönderilir.
8.Son Kontroller ve Doğrulama Raporunun Hazırlanması
Sürdürülebilirlik İklim Değişikliği Koordinatörlüğü BGG Ekibinin atama işlemlerini Doğrulama Ekibi Atama-Sözleşme Formu ile yapar. Görevlendirilen BGG Ekip üyeleri Doğrulama Ekibi Atama-Sözleşme Formunu onaylayarak müşteri/işletme/tesis ile tarafsızlığı ihlal edecek herhangi bir ticari ilişkisinin olmadığına dair taahhütte bulunur.
Bağımsız gözden geçirme Baş Doğrulayıcısı doğrulama raporu taslağını ve iç doğrulama dokümanını tarafsız olarak gözden geçirebilme ve gerektiğinde reddetme yetkisine sahiptir.
Bağımsız Gözden Geçirme faaliyeti sonucunda uygun bulunan Doğrulama Raporları Baş Doğrulayıcı tarafından Doğrulama Raporunu çıktı alıp, uygun ek belgeleri hazırlamak üzere TMGD Denetim A.Ş. personeline gönderilir. TMGD Denetim A.Ş. tarafından onaylanan Sera Gazı Beyanı ile birlikte Müşteri/İşletme/Tesise gönderilir.
